Skaper oversikt
Planleggeren identifiserer aktiviteter, milepæler, leveranser, ansvar og avhengigheter.
Målet er å vise hvordan prosjektet skal gjennomføres, i hvilken rekkefølge og innen hvilke tidsrammer.
Kapittel 5
Planleggerrollen
Hvordan en planlegger bygger fremdriftsplaner, følger opp milepæler, avhengigheter, kritisk linje, utkoblinger og koordinering mellom fag og leveranser.
Hva gjør en planlegger?
Planleggeren gjør prosjektets omfang om til en strukturert, realistisk og oppfølgbar fremdriftsplan.
Støtter beslutninger
Fremdriftsplanen gir prosjektledelsen et grunnlag for prioriteringer, ressursstyring og risikovurderinger.
Når avvik oppstår, brukes planen til å vurdere konsekvensene og finne mulige korrigerende tiltak.
Planens oppbygning
En god plan bygges fra prosjektets leveranser og brytes ned til styrbare aktiviteter.
Mål
Prosjektmål
Beskriver hva prosjektet skal levere og hvilken verdi leveransen skal gi.
Leveranser
Hovedleveranser
Prosjektet deles inn i tydelige leveranser som for eksempel prosjektering, bygg, montasje og idriftsettelse.
Aktiviteter
Arbeidspakker
Leveransene brytes videre ned til aktiviteter som kan estimeres, fordeles og følges opp.
Milepæler
Viktige beslutningspunkter
Milepæler markerer sentrale hendelser, godkjenninger eller ferdige leveranser.
Logikk
Avhengigheter
Viser hvilke aktiviteter som må være ferdige før andre kan starte eller avsluttes.
Ansvar
Ressurser og eiere
Aktiviteter bør ha tydelige eiere og realistiske ressursforutsetninger.
Work Breakdown Structure
WBS brukes til å bryte prosjektet ned i mindre og mer håndterbare deler.
Fra helhet til detalj
Øverst ligger hele prosjektet. Under dette deles prosjektet inn i hovedområder, leveranser og arbeidspakker.
Nedbrytningen gjør det enklere å forstå omfanget og sikre at viktige aktiviteter ikke blir glemt.
Riktig detaljeringsnivå
Planen må være detaljert nok til å kunne styres, men ikke så detaljert at den blir tung å vedlikeholde.
Detaljeringsnivået bør tilpasses prosjektets fase, kompleksitet og behovet for rapportering.
Aktiviteter og varighet
Hver aktivitet bør ha et tydelig omfang, en varighet og et definert sluttresultat.
Når kan aktiviteten begynne?
Starten må bygge på realistiske forutsetninger, godkjenninger og tilgjengelige leveranser.
Hvor lang tid tar arbeidet?
Varigheten bør vurderes sammen med de som faktisk skal utføre eller levere arbeidet.
Når er aktiviteten ferdig?
Det bør være klart hva som må være levert, godkjent eller testet før aktiviteten kan lukkes.
Avhengigheter
Avhengigheter beskriver sammenhengen mellom aktivitetene og skaper logikken i fremdriftsplanen.
FS
Finish to Start
Aktivitet B kan starte når aktivitet A er ferdig. Dette er den vanligste avhengigheten.
SS
Start to Start
Aktivitet B kan starte når aktivitet A har startet.
FF
Finish to Finish
Aktivitet B kan ikke avsluttes før aktivitet A er ferdig.
SF
Start to Finish
Aktivitet B kan ikke avsluttes før aktivitet A har startet. Denne brukes sjeldnere.
Lag
Ventetid
En planlagt tidsforskyvning mellom to aktiviteter, for eksempel herdetid eller leveringstid.
Lead
Overlapping
En etterfølgende aktivitet får starte før den foregående aktiviteten er helt ferdig.
Milepæler
Milepæler har normalt ingen varighet, men markerer viktige hendelser eller beslutningspunkter.
Investeringsbeslutning
Prosjektet får godkjenning til å gå videre til neste fase.
Design frosset
Hovedløsningen er avklart og endringer skal håndteres kontrollert.
Leverandør valgt
Kontrakt er inngått og planleggingen kan detaljeres mot leverandørens leveranser.
Byggestart
Nødvendige tillatelser, tegninger og forberedelser er klare.
Klar for idriftsettelse
Anlegget er ferdig montert og godkjent for sluttprøver.
Prosjektleveranse ferdig
Anlegget er satt i drift og overført til driftsorganisasjonen.
Kritisk linje
Kritisk linje er den lengste sammenhengende kjeden av aktiviteter som bestemmer prosjektets sluttdato.
Hva betyr kritisk?
En aktivitet på kritisk linje har normalt liten eller ingen tilgjengelig tidsreserve.
Dersom aktiviteten blir forsinket og ingen tiltak settes inn, kan hele prosjektets sluttdato bli forsinket.
Kritisk linje kan endre seg
Den kritiske linjen er ikke nødvendigvis den samme gjennom hele prosjektet.
Når aktiviteter oppdateres, forsinkes eller gjennomføres raskere enn planlagt, kan andre deler av planen bli kritiske.
Float og tidsreserve
Float viser hvor mye en aktivitet kan forskyves uten å påvirke en etterfølgende aktivitet eller prosjektets sluttdato.
Reserve mot sluttdato
Hvor mye aktiviteten kan forsinkes før prosjektets sluttdato påvirkes.
Reserve mot neste aktivitet
Hvor mye aktiviteten kan forsinkes uten å påvirke tidligste start for neste aktivitet.
Planen rekker ikke fristen
Negativ tidsreserve betyr at beregnet sluttdato ligger senere enn en fastsatt frist.
Baseline
Baseline er den godkjente referanseplanen som faktisk fremdrift og prognose sammenlignes mot.
Opprinnelig plan
Baseline viser de godkjente datoene, varighetene og milepælene på tidspunktet planen ble fastsatt.
Den skal ikke endres hver gang prosjektet opplever et avvik.
Gjeldende prognose
Den oppdaterte planen viser beste vurdering av hvordan prosjektet faktisk forventes å utvikle seg.
Forskjellen mellom baseline og prognose viser avviket.
Fremdriftsoppdatering
Planen må oppdateres regelmessig for å være et troverdig styringsverktøy.
1
Sett statusdato
Statusdatoen skiller arbeid som skulle vært utført fra fremtidig planlagt arbeid.
2
Oppdater faktisk fremdrift
Registrer faktiske start- og sluttdatoer og vurder gjenstående varighet.
3
Kontroller logikken
Sjekk at avhengigheter fortsatt er riktige og at aktiviteter ikke ligger uten nødvendig kobling.
4
Analyser avvik
Finn aktiviteter og milepæler som avviker fra baseline eller tidligere prognose.
5
Oppdater prognosen
Beregn forventede datoer basert på gjeldende status, risiko og korrigerende tiltak.
6
Rapporter
Presenter status, avvik, kritisk linje og tiltak på en måte prosjektledelsen kan bruke.
Fremdrift og prosent ferdig
Prosent ferdig bør bygge på et tydelig og etterprøvbart målegrunnlag.
Duration percent complete
Måler hvor mye av aktivitetens planlagte varighet som er brukt. Dette er ikke alltid det samme som fysisk fremdrift.
Physical percent complete
Måler hvor mye av det faktiske arbeidet eller leveransen som er ferdigstilt.
Vektet fremdrift
Fremdriften måles ut fra forhåndsdefinerte trinn, leveranser eller godkjente milepæler.
Utkoblinger
Utkoblinger kan være blant de viktigste og mest begrensende forutsetningene i et nettprosjekt.
Et begrenset tidsvindu
Arbeid mot eksisterende høyspenningsanlegg kan kreve at ledninger, transformatorer eller bryterfelt tas ut av drift.
Slike utkoblinger må tilpasses kraftsystemets behov, forsyningssikkerhet og annet arbeid i nettet.
Planlegging før utkobling
Alt forberedende arbeid bør være ferdig før utkoblingsvinduet starter.
Materiell, personell, prosedyrer, sikkerhetstiltak og beredskapsløsninger må være avklart.
Leveranser og innkjøp
Lang leveringstid kan være styrende for kritisk linje og prosjektets sluttdato.
Lang produksjonstid
Store krafttransformatorer kan kreve lang tid til prosjektering, produksjon, testing og transport.
Tekniske avklaringer
GIS, AIS og annet høyspenningsutstyr krever tidlige og presise grensesnittavklaringer.
Prosjektering og testing
Kontrollanlegg må utvikles, konfigureres og testes mot øvrige systemer.
Tegninger og fundamenter
Leverandørdata kan være nødvendig før bygg og fundamenter kan ferdigprosjekteres.
Tilkomst og løft
Store komponenter krever planlegging av transport, midlertidige veier, kran og løfteoperasjoner.
Før overlevering
Leverandørdokumentasjon må være komplett og godkjent før prosjektet kan avsluttes.
Risiko og usikkerhet
Planen bør vise realistiske datoer og ta hensyn til prosjektets viktigste usikkerheter.
Forsinket utstyr
Produksjonsproblemer eller transportforsinkelser kan påvirke montasje og testing.
Sen avklaring
Endringer og manglende beslutninger kan skape omarbeid i flere fag.
Endret systembehov
Planlagte utkoblinger kan bli flyttet dersom kraftsystemet ikke tillater dem.
Uforutsette forhold
Fjell, forurensning, vann eller dårlige masser kan påvirke grunn- og byggearbeid.
Manglende kapasitet
Begrenset tilgang på personell eller spesialkompetanse kan forsinke viktige aktiviteter.
Sesongavhengig arbeid
Vinter, vind, nedbør og terrengforhold kan påvirke transport, montasje og ledningsarbeid.
Korrigerende tiltak
Når planen viser forsinkelse, må tiltak vurderes ut fra effekt, kostnad, risiko og gjennomførbarhet.
Ressurser
Økt bemanning
Flere ressurser kan redusere varighet dersom arbeidet faktisk kan utføres parallelt.
Rekkefølge
Endret logikk
Aktiviteter kan omorganiseres eller overlappes dersom det er teknisk og sikkerhetsmessig forsvarlig.
Leveranse
Del-leveranser
Arbeidet kan deles opp slik at ferdige områder frigjøres tidligere.
Metode
Alternativ gjennomføring
En annen arbeidsmetode eller midlertidig løsning kan redusere avhengigheter.
Utkobling
Nytt tidsvindu
Et alternativt utkoblingsvindu kan vurderes dersom det opprinnelige ikke lenger er realistisk.
Omfang
Prioritering
Ikke-kritisk arbeid kan flyttes dersom dette ikke reduserer sikkerhet eller kvalitet.
Rapportering
En god fremdriftsrapport viser ikke bare datoer, men forklarer hva som har endret seg og hva prosjektet bør gjøre.
Hvor står prosjektet?
Vis faktisk fremdrift, ferdige leveranser og arbeid som pågår.
Hva er endret?
Vis forsinkede aktiviteter, flyttede milepæler og endringer i kritisk linje.
Hva betyr det?
Forklar påvirkningen på sluttdato, utkoblinger, kostnader og andre leveranser.
Hva forventer vi?
Vis realistiske datoer basert på gjeldende status og kjente risikoer.
Hva gjør vi?
Beskriv avtalte tiltak, ansvarlige personer og frister.
Hva må avklares?
Løft frem beslutninger som må tas for å beskytte fremdriften.
Gode spørsmål i et planmøte
Hva er ferdig siden forrige oppdatering?
Hvilke aktiviteter skulle vært startet eller ferdigstilt, men er forsinket?
Hva er gjenstående varighet, og hva bygger vurderingen på?
Hvilke avhengigheter eller beslutninger hindrer fremdriften?
Har kritisk linje endret seg?
Hvilke milepæler eller utkoblinger er utsatt?
Hvilke tiltak er avtalt, hvem er ansvarlig, og når skal tiltakene være gjennomført?
Vanlige planleggingsfeil
Fristående aktiviteter
Aktiviteter uten riktige avhengigheter gir en urealistisk beregning av kritisk linje og sluttdato.
Vanskelig å følge opp
Lange aktiviteter kan skjule forsinkelser og gi svak informasjon om faktisk fremdrift.
For mange begrensninger
Unødvendige faste datoer kan skjule planens naturlige logikk og skape feilaktige resultater.
Urealistisk varighet
For korte varigheter uten forankring gir en plan som ikke kan brukes som troverdig prognose.
Ingen ansvarlig
Aktiviteter uten tydelig eier blir ofte dårlig oppdatert og vanskelig å følge opp.
Planen mister verdi
En plan som ikke oppdateres regelmessig viser ikke prosjektets reelle situasjon.
Husk dette
Planen skal være logisk
Datoene bør beregnes fra aktiviteter, varigheter og riktige avhengigheter.
Planen skal være realistisk
Varighet, ressurser og forutsetninger må forankres med dem som skal levere arbeidet.
Planen skal brukes aktivt
Den må oppdateres, analyseres og brukes til beslutninger, ikke bare presenteres.
Du har fullført kapittel 5
Gå videre til quiz, ordlisten eller dine egne notater.