Personvern for IANS Booking
Gjelder booking av sprinklerkontroll i Straumsfjellet Panorama Sameie.
Behandlingsansvarlig og formål
Straumsfjellet Panorama Sameie er behandlingsansvarlig for opplysningene som registreres i bookingsystemet. Formålet er å fordele boliger på tidsvinduer, kunne kontakte beboer ved behov og administrere gjennomføringen av sprinklerkontrollen.
Hvilke opplysninger lagres?
Systemet lagrer valgt boenhet/adresse, telefonnummer, valgt tidsvindu og tidspunkt for registrering eller endring. Det registreres ikke navn i bookingsystemet. Offentlig bookingstatus viser bare antall bookede og ledige plasser per tidsvindu; telefonnummer og den enkelte booking er bare tilgjengelig i låst administrasjon.
Behandlingsgrunnlag
Sameiet legger til grunn GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse) for den frivillige digitale bookingadministrasjonen: en begrenset behandling av kontakt- og boligopplysninger for å organisere en nødvendig sikkerhetskontroll på en praktisk måte. Sameiet skal dokumentere interesseavveiningen. Selve plikten til kontroll og vedlikehold av brannsikkerhetsinstallasjoner følger av brannregelverket og er uavhengig av om beboeren bruker IANS Booking.
Booking er frivillig
Du må ikke bruke IANS Booking. Systemet er imidlertid sameiets løsning for å administrere de tilgjengelige 2-timers intervallene. Dersom du ikke ønsker å registrere telefonnummer i systemet, kan du melde via VIBBO at boligen er tilgjengelig hele kontrolldagen, eller kontakte sprinklerleverandøren på oppgitt e-post om ønsket tidspunkt. Alternativ kontakt gir ikke nødvendigvis samme automatiske reservasjon av et 2-timers intervall.
Lagring og sletting
Bookingopplysningene skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for gjennomføring og praktisk etterarbeid. Sameiets rutine er sletting senest 30 dager etter avsluttet kontroll, med mindre konkrete forhold gjør videre oppfølging nødvendig. Eventuell dokumentasjon som må beholdes om selve sprinklerkontrollen håndteres separat fra bookingsystemet.
Tilgang og databehandler
Personopplysningene i bookingdatabasen er begrenset til autorisert administrasjon. Løsningen benytter Microsoft Azure som teknisk plattform/databehandler. Sameiet skal sørge for at relevante databehandler- og sikkerhetsvilkår er dekket.
Dine rettigheter
Du kan kontakte styret for innsyn, retting eller sletting av bookingopplysninger, eller for å protestere mot behandlingen. Rettighetene gjelder etter reglene i personvernforordningen og kan være begrenset der annet regelverk krever behandling.
Mer informasjon
Datatilsynet – behandlingsgrunnlag
Datatilsynet – personvernprinsippene
DSB – kontroll og vedlikehold av sikkerhetsinnretninger
Versjon 1.0 · 2. september 2026